איך מסדרים את הדואר בלי לאבד הודעות חשובות
לא חייבים להתחיל מאלפי ההודעות הישנות. שיטה פשוטה לטיפול בדואר חדש, מעקב אחרי תשובות וחיפוש כשצריך.
מתחילים מהדואר שמגיע עכשיו
תיבת דואר עמוסה אינה מחייבת מבצע מיון של כל ההיסטוריה. התחילו מהודעות חדשות והחליטו מה אתם רוצים שהתיבה הראשית תייצג: מקום להודעות שטרם בדקתם, או מקום לדברים שעוד דורשים פעולה. שתי האפשרויות יכולות לעבוד, אבל ערבוב ביניהן מקשה להבין מה נשאר לעשות. בחרו כלל אחד ויישמו אותו במשך כמה ימים. את ההודעות הישנות אפשר להשאיר לחיפוש ולהגיע אליהן בהמשך לפי צורך, בלי לעכב את הסדר החדש. אל תמדדו הצלחה רק במספר ההודעות שנותרו בתיבה. חשוב יותר לדעת על מה כבר עניתם, מה עדיין ממתין לכם ואיך תמצאו מסמך כשתצטרכו אותו.
נותנים לכל הודעה החלטה קטנה
כשפותחים הודעה, נסו להחליט אם היא דורשת תשובה, עבודה, המתנה או שמירה בלבד. הודעה שנקראה ואינה מחייבת פעולה יכולה לעבור לארכיון, אם השירות שלכם מציע אפשרות כזאת. ודאו שאתם מבינים את ההבדל בין ארכיון למחיקה לפני שימוש גורף. אם יש משימה, רשמו אותה במקום שבו אתם מנהלים עבודה והוסיפו דרך לחזור להודעה. כך המשימה אינה תלויה בזיכרון שלכם או בכך שהמייל יישאר גבוה ברשימה.
בונים מעט תיקיות שאפשר להסביר
ריבוי תיקיות נראה מסודר, אבל עלול לחייב החלטה חדשה בכל הודעה. התחילו במספר קטן של קבוצות שימושיות, למשל פרויקטים פעילים, מידע לשמירה והמתנה לתשובה. תנו להן שמות שאתם באמת מחפשים לפיהם. אם אינכם יודעים להסביר מתי משתמשים בתיקייה מסוימת, ייתכן שהיא אינה נחוצה. אין צורך ליצור חלוקה זהה לזו של עמית לעבודה. המטרה היא למצוא את הדברים שלכם, לא להגיע למבנה שנראה מרשים בצילום מסך.
מפרידים בין פעולה להמתנה
אחרי ששלחתם שאלה חשובה, העבודה שלכם אולי נעצרה אבל הנושא עדיין פתוח. סמנו הודעות כאלה בדרך עקבית וקבעו זמן לבדוק אותן. אפשר להשתמש בתיקייה, תווית או רשימת מעקב, בהתאם למה שזמין לכם. רשמו למה אתם מחכים וממי. לפני תזכורת, בדקו אם התשובה הגיעה בשרשור אחר או בערוץ אחר. המעקב צריך לעזור לכם להמשיך עבודה, ולא להפוך כל הודעה שנשלחה למשימה קבועה שאינה נסגרת.
מצמצמים רעש בזהירות
זהו הודעות שחוזרות על עצמן ואינן דורשות קריאה מיידית. אפשר לרכז דיוורים מוכרים במקום נפרד ולבדוק אותם בזמן שנוח לכם. לפני יצירת כלל אוטומטי, נסו אותו על קבוצה קטנה וודאו שאינו מעביר גם הודעות אישיות מאותו שולח. אל תמחקו בבת אחת רק מפני שהכותרות נראות דומות. אם אינכם מכירים את השולח, אל תלחצו על קישור הסרה מתוך חשד או לחץ; השתמשו באפשרויות הסינון והדיווח של שירות הדואר שלכם.
שומרים על דרך פשוטה לחזור אחורה
כשמחפשים הודעה, התחילו בפרט שאתם זוכרים בוודאות: שולח, מילה ייחודית בכותרת או תקופה משוערת. הוסיפו סינון בהדרגה במקום להקליד מיד משפט ארוך. בדקו גם את התיקיות שאליהן כללים מעבירים הודעות. פעם בשבוע הקדישו כמה דקות להמתנות, לכללים ולמשימות שכבר הסתיימו. אם השיטה דורשת תחזוקה רבה יותר מהעבודה שהיא חוסכת, צמצמו אותה. סדר מועיל הוא כזה שאפשר להמשיך להשתמש בו גם ביום עמוס במיוחד.
