איך למצוא את הקובץ הנכון בלי לפתוח עשר תיקיות
שמות ברורים ומבנה פשוט הופכים את שמירת הקבצים להרגל שאפשר להתמיד בו.
בוחרים מבנה לפי החיפוש הבא
קל לשמור קובץ בתיקייה אקראית ולחשוב שנזכור היכן הוא. עדיף לשאול איפה נחפש אותו בעוד חודש. עבור עבודה לפי לקוחות, תיקייה לכל לקוח יכולה להתאים. עבור עניינים אישיים, חלוקה לנושאים כמו בית, לימודים ופרויקטים תהיה לעיתים טבעית יותר. בחרו שיטה אחת ברמה הראשית.
נותנים לשם הקובץ לעבוד
שם כמו מסמך-סופי-חדש אינו מסביר הרבה. שם שמכיל נושא, תאריך כשיש לו משמעות ותיאור קצר קל יותר לזהות. למשל: טיול-צפון-רשימת-ציוד. כאשר יש כמה גרסאות, הוסיפו מספר גרסה או תאריך באופן עקבי, במקום רצף של מילים כמו סופי ומעודכן.
יוצרים תחנת מעבר מוגבלת
אפשר ליצור תיקיית למיון לקבצים שעדיין לא ברור היכן לשמור. חשוב לקבוע רגע קבוע לעבור עליה, אחרת היא הופכת לתיקיית הורדות נוספת. העבירו כל קובץ למקום מתאים, מחקו עותקים מיותרים רק אחרי בדיקה והימנעו ממחיקה המונית כשלא ברור מה משמש אתכם.
סדר אינו גיבוי
מבנה תיקיות נוח עוזר למצוא מידע, אך אינו מגן מפני אובדן. שמרו עותק נוסף של קבצים חשובים במקום נפרד, ובדקו שאפשר לפתוח אותו. אם אתם משתמשים בסנכרון, בדקו כיצד השירות מטפל במחיקה ובגרסאות קודמות. אל תניחו שקובץ מסונכרן הוא בהכרח עותק עצמאי.
