איך כותבים בריף שמאפשר להתחיל לעבוד
מסמך פתיחה טוב מגדיר את הבעיה, את התוצר ואת דרך קבלת ההחלטות. כך נותנים לאיש מקצוע כיוון ברור בלי לנסות לעשות את העבודה במקומו.
מתחילים במה שצריך להשתנות
בריף טוב אינו רשימה של דברים יפים שראיתם. הוא הסבר קצר על מה שאתם צריכים להשיג. לפני שמבקשים עיצוב, טקסט או סרטון, כתבו משפט שמתאר את המצב הנוכחי ומשפט שמתאר את התוצאה הרצויה. למשל: לקוחות מגיעים לעמוד השירות ולא מבינים למי הוא מתאים; בסיום העבודה הם צריכים לזהות אם השירות רלוונטי ולדעת מה הצעד הבא. שני המשפטים האלה נותנים לפרויקט כיוון שאפשר לחזור אליו כשיש התלבטות. אפשר להוסיף דוגמה למקרה אמיתי שבו המסר לא הובן. תיאור של שאלה שחזרה אצל כמה לקוחות עשוי להיות מועיל יותר מעמוד שלם של סיסמאות על ערכי העסק.
מגדירים למי פונים ובאיזה רגע
תיאור הקהל צריך לעזור למי שמבצע את העבודה לקבל החלטות. במקום לכתוב שהקהל הוא כולם, תארו את האדם שצפוי לפגוש את התוצר: מה הוא כבר יודע, איזו שאלה מעסיקה אותו ומה עלול לבלבל אותו. ציינו גם את מקום המפגש. מודעה שנראית לשנייה בטלפון דורשת בחירות אחרות ממסמך שנשלח אחרי שיחת היכרות. אם יש כמה קהלים, בחרו מי המרכזי בתוצר הזה ואילו צרכים יכולים לחכות.
כותבים בדיוק מה אמור להימסר
הפרידו בין מטרת הפרויקט לבין רשימת התוצרים. אם דרוש עמוד אתר, כתבו אילו חלקים הוא כולל ומי מספק את הטקסט והתמונות. אם מדובר בסדרת פוסטים, ציינו את מספרם, השפות והגרסאות הנדרשות. הוסיפו את סוגי הקבצים שתצטרכו בסיום, ככל שהם ידועים. אין צורך לנחש פרטים מקצועיים שאינכם מכירים. סמנו אותם כשאלות להשלמה, כדי שלא יהפכו להנחות סמויות שיתגלו רק במסירה.
מצרפים חומרים עם הסבר
לוגו, טקסט קיים ודוגמאות יכולים לקצר את הדרך, אבל תיקייה עמוסה ללא הכוונה עלולה להוסיף עבודה. לצד כל דוגמה כתבו מה אתם רוצים לקחת ממנה: סדר המידע, שימוש בצבע או תחושת הקריאה. ציינו גם מה אינו מתאים לכם. בדקו שלקבצים יש שמות ברורים ושאפשר לפתוח אותם. אם יש חומר מחייב, כמו נוסח שאושר או צבע מותג קבוע, הפרידו אותו מחומר שמובא רק להשראה.
מסכמים איך מתקבלות החלטות
בחרו אדם אחד שירכז הערות ויעביר משוב מוסכם. כאשר כל משתתף שולח כיוון אחר, איש המקצוע צריך לנחש איזו בקשה קובעת. תכננו נקודת בדיקה מוקדמת שבה מאשרים כיוון לפני שמשקיעים בפרטים. רשמו מתי צפוי משוב, מי צריך לאשר ומתי נדרש התוצר הסופי. אם יש אירוע או תאריך פרסום שאי אפשר להזיז, אמרו זאת כבר בתחילת השיחה ולא לאחר שהוצע לוח עבודה אחר.
בודקים שהמסמך מאפשר תשובה
לפני השליחה קראו את הבריף כאילו אינכם מכירים את העסק. האם ברור מה צריך לעשות, מה חסר ומי יכול לענות על שאלות? הוסיפו מסגרת תקציב אם היא ידועה, כדי לאפשר הצעה שמתאימה להיקף האפשרי. הזמינו את איש המקצוע להצביע על סתירות או להציע סדר עבודה אחר. בריף אינו מבחן שבו אסור לשאול שאלות. הוא נקודת פתיחה משותפת, שאפשר לחדד לפני שמתחייבים לביצוע ומגלים שהצדדים דמיינו תוצרים שונים.
