יום עבודה שאפשר לסיים, לא רק לתכנן
רשימת משימות טובה משאירה מקום גם לדברים שלא נכנסו ליומן.
מגדירים תוצאה אחת ברורה
רשימת משימות יכולה לצמוח מהר יותר מהזמן הפנוי. לפני שמוסיפים עוד שורה, בחרו תוצאה אחת שחשוב להשלים היום. כתבו אותה כפעולה שאפשר לזהות את סיומה: לשלוח טיוטה, להשוות שתי הצעות או להכין מסמך לפגישה. ניסוח כמו להתקדם בפרויקט אינו אומר מתי אפשר לעצור.
מתכננים לפי הזמן שנותר
פגישות, נסיעות ושיחות כבר תופסות חלק מהיום. חשבו כמה זמן נשאר לעבודה עצמאית לפני שאתם ממלאים אותו במשימות. השאירו מרווח לתיקונים ולהפרעות. אם כל דקה תפוסה מראש, שינוי קטן עלול להפוך את כל התוכנית ללא מעשית.
מפרידים בין עשייה למעקב
משימה שמחכה לתשובה ממישהו אחר אינה אותה פעולה כמו משימה שאפשר לבצע עכשיו. החזיקו רשימת מעקב קצרה עם שם הנושא ומועד לבדיקה חוזרת. כך לא צריך לפתוח שוב את אותה התכתבות לאורך היום רק כדי לזכור שהיא קיימת.
מסיימים עם התחלה למחר
בסוף היום בדקו מה הושלם ומה השתנה. משימה שלא הסתיימה אינה חייבת לעבור אוטומטית לראש הרשימה: ייתכן שצריך לפצל אותה, להבהיר מה חסר או לוותר עליה. השאירו לעצמכם צעד ראשון ברור למחר. קל יותר להתחיל כשלא צריך להחליט מחדש מאיפה.
